Az Adobe cég által több éve kifejlesztett PDF (Portable Document Format = hordozható dokumentum formátum) technológia mára
már az egész világon elismert és népszerű módja az elektronikus dokumentumkezelésnek.
A PDF formátumban készített munkák pontosan ugyanazt a látványt nyújtják Windows, Macintosh, Unix vagy Palm rendszereken. Teljesen mindegy, hogy a dokumentum készítője milyen számítógépen és milyen programban dolgozott, amennyiben PDF formátumba mentette a munkáját, mi meg tudjuk nyitni, és el tudjuk olvasni az Adobe Reader segítségével. Emellett a dokumentumok megtartják a szöveg tulajdonságait, a használt betűtípusok beágyazódnak a fájlba, így a dokumentumok megőrzik tulajdonságaikat, formájukat. A fájlok megnyitásakor garantáltan ugyanaz a látvány tárul elénk, amit a dokumentum készítője látott, függetlenül attól, hogy milyen számítógépen dolgozunk, milyen programjaink és betűtípusaink vannak. A képeket vektoros vagy tömörített pixeles formában tárolja a gyors internetes továbbítás érdekében. Sőt! Akár más multimédiás és interaktív elemeket is tartalmazhat, mint pl. hiperlink, űrlap, nyomógombok, film, animáció, zene stb.
Mivel valóban praktikus a PDF használata, ezért gyakran fogunk vele találkozni az interneten is, több újság, cikk, tanulmány, leírás vagy más számunkra fontos dokumentum csak ebben a formában hozzáférhető a neten.
Ha csak olvasni szeretnénk ezeket az anyagokat, akkor is fel kell telepítenünk a gépünkre az Adobe cég Acrobat Reader nevű programját.
Ügyeljünk arra, hogy a megfelelő operációs rendszert és a megfelelő nyelvet állítsuk be. Az oldalról nemcsak a legfrissebb verziót tölthetjük le, hanem régebbi változatokat is, érdemes például az 5-ös verziót használni, ha a gépünk nem a gyorsaságáról híres, ez egy stabil, elegendő tudású változata a szoftvernek, és viszonylag gyorsan betöltődik a számítógépünkbe. Az ezután következő leírásban mi is ezt a változatot használtuk.
Miután sikeresen feltelepítettük a programot, és a neten böngészve találkozunk PDF formátumú oldalakkal, akkor az Internet Explorerből (vagy más böngészőből) közvetlenül megnyithatjuk azokat, nem szükséges külön lementenünk, megkeresnünk, majd az Adobe Reader programban megnyitnunk, elég egy kattintás a linkre.
Amennyiben a PDF formátumú anyag elnyerte tetszésünket, elmenthetjük a saját számítógépünkre. Ha már megnyitottuk, akkor a Másolat mentése gomb segítségével, ha még csak a hivatkozást látjuk, akkor jobb egérgomb a hivatkozásra és Cél mentése más néven. A gyorsabb navigációt segítik a könyvjelzők (ha vannak), illetve a bélyegképek, ahol az oldalak kicsinyített mását láthatjuk. Ennek a baloldalon elhelyezkedő navigáló sávnak az eltüntetésére használjuk a Navigációs mező megjelenítése/elrejtése gombot. Ha egy hosszú dokumentumban szeretnénk nagyobbat ugrani, akkor használhatjuk a lapszámozást megjelenítő mezőt, beleírhatjuk a kívánt oldalszámot, Entert ütünk, és máris lapoztunk egy nagyot.
Mostantól már nem a neten keresztül nézegetett fájlokkal dolgozunk, hanem elmentettük a gépünkre, és onnan nyitottuk meg a Reader program segítségével.
Ha szeretnénk ezeket az anyagokat felhasználni, átdolgozni, bizonyos szövegeket, képeket kimásolni, akkor természetesen erre is van lehetőség, még ha korlátozottan is. Hiszen a PDF-ben többek között ez is a lényeg, hogy a szerző ilyen módon védi a művét az illegális felhasználástól.
Lehetőségünk van a teljes szöveg elmentésére: a Fájl menüben válasszuk a Dokumentum exportálása szövegbe… menüpontot.
Ekkor a teljes szöveget megkapjuk TXT formátumban, azaz csak a nyers, formázatlan szöveg lesz meg, ráadásul a sorok végén Enterekkel, ami igencsak megnehezíti a további feldolgozást.
Másik lehetséges módja a szöveg megszerzésének, az ún. szövegkijelölő eszköz használata
Ekkor lehetőségünk lesz lenyomott egérgombbal a szokásos módon kijelölni a szöveg egy részét (vagy akár az egészet is), és a másolás funkcióval (CTRL-C) a kijelölt szöveget a vágólapra másolni, hogy aztán onnan például egy megnyitott Word dokumentumba beilleszthessük. Újabb verziókban a vágólapra másolást is elvégzi helyettünk a gép a kijelölés után! A beillesztés után jól látható, hogy így már sikerült áthozni a betűtípusokat, a betűk méretét, néha még a színét is és egyéb formázási jellemzőit, de a sorok végén itt is megjelennek az Enterek, ami továbbra is megnehezíti a munkánkat.
Ha egy képre van szükségünk, vagy egyszerűen a szöveg egy bizonyos részét – mint egy fényképet – akarjuk áthozni a szövegszerkesztőnkbe, akkor erre használhatjuk a Grafikakijelölő eszközt. Rajzoljuk körbe a másolandó képet, másoljuk a vágólapra (CTRL-C, újabb verziókban ez automatikus a kijelölés után), majd illesszük be a megfelelő Word dokumentumba (CTRL-V). Természetesen arra is van lehetőségünk, hogy egy általunk elkészített dokumentumot mi is PDF formátumban mentsünk el, illetve publikálhassunk, mondjuk az interneten. A teljes körű szolgáltatáshoz az Adobe cég Acrobat programjára lenne szükség, de ez egy fizetős szoftver, és egyéni használatra nem érdemes ennyit befektetni. Egy lehetséges megoldást mutatunk, ami ingyenes, és az előző félév tananyagából ismerős lehet. A szükséges szoftver az OpenOffice programcsomag. (URL: http://openoffice.hu/letoltes.php)
Nyissuk meg az átalakítandó dokumentumot a megfelelő OpenOffice alkalmazással, és válasszuk a Fájl menü Exportálás PDF-be… menüpontját.
Az elkészült PDF dokumentumban működnek a linkek, ha könyvjelzőket használunk, akkor azok is használhatóak, láthatjuk a beszúrt megjegyzéseket (jegyzeteket) is. A gyorsabb navigálást segítik a bal oldalt elhelyezkedő bélyegképek, illetve kereshetünk is a szövegben.
Az elkészült PDF anyagot prezentációként is bemutathatjuk, ha a Szerkesztés menü, Beállítások… menüpontjában a Prezentációra vonatkozó részt kitöltjük, majd a Nézet menüben a Teljes képernyős üzemmódot bekapcsoljuk. Az egész megtévesztésig hasonlítani fog egy egyszerű PowerPoint bemutatóra áttűnésekkel, azonban animációkra itt nincs lehetőségünk.